Udane wydarzenie plenerowe powstaje na długo przed pojawieniem się pierwszych uczestników. Pierwszym rozsądnym krokiem jest doprecyzowanie tego, dla kogo przygotowywane jest spotkanie i co ma ono osiągnąć, a dopiero później przechodzić do atrakcji, cateringu i scenariusza Odmiennego podejścia wymaga rodzinny piknik dla pracowników i ich bliskich, dlatego rozpoczynanie od przypadkowej listy usług rzadko jest najlepszym punktem wyjścia. Uporządkowany brief ogranicza liczbę przypadkowych zmian w późniejszych etapach a zespół przygotowujący wydarzenie nie musi reagować na każdy problem dopiero wtedy, gdy się pojawi.
Dobry piknik zaczyna się od właściwych pytań
Łatwo rozpocząć przygotowania od przeglądania urządzeń, konkursów i pokazów, choć znacznie ważniejsze jest określenie, kto rzeczywiście pojawi się na wydarzeniu. Gdy wydarzenie ma charakter rodzinny, program powinien dawać możliwość równoległego korzystania z kilku stref. W wydarzeniu nastawionym przede wszystkim na integrację większe znaczenie mogą mieć zadania wymagające współpracy. Dobre planowanie nie polega na zebraniu maksymalnej liczby atrakcji, lecz na takim ułożeniu aktywności, aby nie konkurowały ze sobą o uwagę.
Na etapie briefu dobrze określić proporcję dorosłych i dzieci, możliwości parkingowe oraz stopień formalności. Dobrze przygotowany brief staje się podstawą kolejnych ustaleń ponieważ czas wydarzenia determinuje sposób rozłożenia poszczególnych aktywności. Jeżeli podstawowe dane zmieniają się na ostatnim etapie, część wcześniejszych decyzji może przestać do siebie pasować.
Lokalizacja i infrastruktura – elementy, których nie warto zostawiać na koniec
Ładna przestrzeń plenerowa nie musi automatycznie spełniać wymagań wydarzenia. Przed podpisaniem ustaleń dotyczących terenu warto sprawdzić powierzchni potrzebnej do ustawienia poszczególnych stref, a także dostępu do energii. Jeżeli teren wymaga dodatkowych agregatów, namiotów, sanitariatów lub oświetlenia, trzeba wiedzieć o tym przed zamknięciem budżetu Nie mniej istotne pozostaje zaplanowanie ciągów komunikacyjnych pomiędzy cateringiem, sceną i atrakcjami.
Funkcjonalny układ pikniku powinien łączyć obszar aktywności, wypoczynku oraz obsługi technicznej. Poszczególne atrakcje mogą potrzebować bezpiecznego odstępu, dlatego planowanie ustawienia wszystkiego „na miejscu” może prowadzić do konfliktów przestrzennych. Przy większym wydarzeniu z wieloma aktywnościami, trzeba umożliwić swobodne przemieszczanie się bez tworzenia niepotrzebnych zatorów. Uczestnik powinien intuicyjnie wiedzieć, gdzie znaleźć kolejną strefę podczas gdy zaplecze techniczne działa w tle.
Kto odpowiada za logistykę, gdy w wydarzeniu uczestniczy wielu dostawców?
Kiedy brief jest już wstępnie uporządkowany osoba odpowiedzialna za wydarzenie często wpisuje w wyszukiwarkę organizacja pikników firmowych, a kolejnym krokiem staje się zestawienie różnych ofert. Najbardziej użyteczne porównanie nie powinno jednak ograniczać się do łącznej kwoty bez analizy jej zakresu. Każdą ofertę warto rozłożyć na konkretne elementy składowe takie jak obsługa techniczna, wyposażenie czy sprzątanie. Dwie oferty o podobnej cenie mogą obejmować zupełnie inny zakres.
Im bardziej rozbudowany piknik, tym większego znaczenia nabiera podział odpowiedzialności. Gdy kilka ekip realizuje niezależne części przedsięwzięcia, trzeba wskazać osobę odpowiedzialną za synchronizację poszczególnych elementów. Bez takiego ustalenia łatwo o nakładające się godziny montażu. Rozbudowany program wymaga bardziej precyzyjnego planu operacyjnego dlatego potrzebny jest czytelny obieg informacji.
Co zrobić, gdy dzień pikniku nie przebiega zgodnie z założeniami?
Piknik na świeżym powietrzu wymaga uwzględnienia czynników niezależnych od organizatora. Plan B nie stanowi oznaki przesadnej ostrożności, lecz zabezpieczeniem ciągłości wydarzenia. Organizator powinien wiedzieć, co stanie się z programem przy silnym wietrze, a także gdzie uczestnicy mogą się schronić.
Nieprzewidziane sytuacje nie dotyczą jedynie pogody, dlatego warto uwzględnić także chwilową niedostępność wybranej atrakcji. Nie wszystkie ryzyka można całkowicie wyeliminować, ale można zmniejszyć liczbę decyzji podejmowanych pod presją. Duże znaczenie ma posiadanie aktualnego harmonogramu montażu i programu. Informacja trafia bezpośrednio do osoby, która może podjąć decyzję zamiast krążyć pomiędzy kilkoma wykonawcami.
Wartościowy piknik firmowy nie polega na maksymalnym rozbudowaniu programu. Znacznie ważniejsze są dopasowanie programu do uczestników, koordynacja wykonawców i przemyślany plan awaryjny. Kiedy te elementy tworzą jeden system, uczestnicy mogą po prostu korzystać z wydarzenia a kolejne punkty realizowane są zgodnie z przygotowanym scenariuszem.
Adventure Extreme Sp. z o.o.
43-300 Bielsko Biała
Złotych Kłosów 58/112 – adres rejestrowy
43-300 Bielsko Biała
Kaczeńców 31
biuro@pikniki-firmowe.com.pl
NIP 9372670032
Regon 243571295
tel 503 158 738
+Reklama+